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Tener reuniones efectivas, es hoy, un punto clave para el buen funcionamiento organizacional. Su mal uso representa importantes pérdidas económicas en las empresas. Con solo medir la cantidad de horas por el valor hora de sus participantes nos hace pensar la importancia de ser efectivos y contundentes. La virtualidad ha multiplicado nuestra cantidad de reuniones, pero el problema no es la cantidad sino la calidad, que cuando es mala también atenta contra la moral y estrés de las personas. ¿Te resulta familiar?

A continuación te compartimos una serie de ideas y herramientas fundamentales y sobre todo fáciles de implementar, para que desde el  buen uso de reuniones tus equipos logren ser altamente efectivos.

Antes de la reunión

Queremos que los participantes lleguen y tengan la información necesaria y valoren el encuentro. Debemos asegurar de comunicar los puntos claves al momento de enviarles la invitación:

Define Objetivos

Comparte objetivos claros para tu reunión.

¿Para qué nos juntamos? 

¿Cuáles serán los Outputs de la reunión?

¿Qué nos gustaría que pase?

Saber QUÉ queremos lograr nos facilitará el camino a definir CÓMO será esa reunión.

Tip: Si no logras tenerlo claro con anticipación, antes de comenzar junto a los participantes enumera y muestra los objetivos que ellos proponen. Al cierre podrás revisar si se cumplieron o no. Si no son claros, haz un ejercicio de que cada uno exprese sus expectativas. Si la reunión no es la adecuada para dichas expectativas, se aclara y se quitan para no generar falsas expectativas.

Participantes

A todos nos gusta saber para que somos convocados. Cada invitado debe tener claridad porque su participación es fundamental. Si alguien no tiene un aporte crítico a la temática del encuentro será mejor no participarlo.

Hazte la pregunta:

¿Porqué debe participa de esta junta?

¿Cuál es su aporte fundamental?

Tip: Si tienes dudas con algún participante consulta personalmente, comparte la temática y entre ambos podrán identificar su aporte fundamental y si debe o no asistir.

Agenda/Estructura

¿Cuánto dura?

Debe tener un principio y un final declarado. Todos deben saber a q hora inicia y a q hora termina. Dentro de ese marco la reunión debe contar con una estructura de espacios para cada etapa. Se pueden utilizar calendarios, minutas para ayudar a su desenlace. Compartirlo con los participantes en algunos casos también puede ayudar a su mejor desarrollo.

Tip: Puedes utilizar plantillas de Google Sheets con cronogramas y ajustarla a tu medida para que se respeten los tiempos.

En la reunión

Los siguientes son algunos puntos que harán la diferencia entre una reunión normal y una reunión altamente efectiva. Asegúrate de cumplir con algunas y notarás la diferencia.

Asigna un facilitador:

Un facilitador asignado ayuda mucho en la dinámica. Si es externo es mejor, para evitar el conflicto de intereses con los contenidos a discutir. Una vez asignado debemos asegurar que pregone por las condiciones fundamentales de las reuniones efectivas.

Tip: Que sea el primer paso y que se responsabilice del resto de los detalles para una reunión efectiva. Que no sea siempre la misma persona.

Atención plena (FOCO):

Pedir a los participantes que apaguen los celulares, mails y otros puntos de distracción. Un mensaje de whatsapp atenta directamente con nuestra concentración. Nos toma 20 minutos volver a la atención plena luego de leer un mensaje que nada tiene que ver con la reunión.

Tip: Comparte antes de comenzar la importancia de apagar los celulares. Ofrece 3 minutos para que avisen en su entorno que se ausentarán hasta el primer break. Si la reunión es presencial, utiliza un canasto o sombrero para que todos se animen a dejar sus dispositivos hasta el primer descanso.

Breaks/Recreos:

Nuestra capacidad de atención es limitada. Debes planificar bien los breaks y anunciarlos antes de la reunión. Un buen descanso es fundamental para una buena concentración.

Tip: Utiliza música para cambiar el clima. Si es presencial, cambiar de escenario, fomentar que caminen. Evitar seguir hablando de la reunión.

Freezer:

Existen temas que surgen accidentalmente y que amenazan con desviar nuestros temas, y así alejarnos del objetivo haciendo una reunión dentro de la reunión. Anotar los puntos que no tienen que ver con el objetivo para “utilizarlo” en otra reunión nos ayudará a no subestimar temas y tampoco perder el rumbo de lo que buscamos.

Tip: Dibuja un freezer en una pizarra o lámina. Cuando surja un tema que amenace con desviarnos de la reunión, propone dejarlo en el freezer para utilizarlo en otra reunión. Avisa con anticipación que lo vamos a utilizar y su importancia.

Ser visuales:

Tenemos 5 sentidos. Con solo escuchar estamos usando uno. Si somos visuales pondremos en uso 2 de nuestros sentidos y esto ayudará en nuestra plena atención. Utiliza siempre presentaciones, post its, imágenes que en las cuales todos podamos conectar desde lo visual.

Tip: Antes de la reunión, entrega post its y un marcador a cada participante. Que escriba sus pensamientos y los pegue en los espacios dispuestos para cada discusión.

Tipos de reuniones:

Existen diferentes tipos de reuniones con características diferenciales que debemos tener en cuenta:

Diaria (daily): Es una reunión táctica de intercambio de tareas y pedidos y ofrecimientos dentro del equipo. No debe durar más de 15 minutos.

Semanal (weekly): Es una reunión táctica de prioridades de la semana. Es bueno conectarla con un cierre de semana y repasar las prioridades completas e incompletas. No debe durar más de 30 minutos.

De estrategia: Son aquellas para establecer planes a mediano plazo. El facilitador en este tipo de reuniones es fundamental.

De ideas o brainstorming: Son aquellas para crear, para obtener ideas para futuras creaciones. Tiene sus propias reglas y un contexto diferente a las anteriores.

De feedback: Son para dar devolución o retroalimentación de temas puntuales. Requieren de un cuidado diferente para poder aprovechar al máximo las conclusiones. También tiene sus propias reglas y es importante no mezclarlas con las anteriores.

Con solo algunos de estos puntos podrás realizar un cambio considerable en la calidad de tus reuniones. Busca implementar alguno de ellos y de a poco notarás la diferencia. Impactará en tu negocio y en tu propio equipo.

¿Tienes algún otro tip para compartirnos y mejorar la calidad de reuniones?

 

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